ניהול ישיבות יעילות - יוזמת הטרנזישן
"ניהול ישיבות יעיל" הוא אחד המרכיבים במודל יוזמת הטרנזישן. המודל נוצר כדי לעזור לפעילים להפעיל את יוזמת הטרנזישן בקהילתם. המודל מחולק לחמישה שלבים. "ניהול ישיבות יעיל" הוא מהכלים בשלב הראשון "מתחילים".
האתגר
אתם עשויים לגלות מהר מאוד שאתם צריכים לקיים ישיבות שבהן צריך להספיק הרבה במעט זמן. לרבים מאיתנו עצם המחשבה על 'ישיבות' מעבירה חלחלה - אבל זה לא חייב להיות ככה.
תיאור
ישיבות אפקטיביות צריכות לקיים איזון בין הנאה, תחושה טובה מהעבודה וכמובן גם הספק. לעיתים קרובות נראה לנו שאנחנו חייבים לבחור אחד מהם ולהתמקד בו, אבל האמת היא שכשאנחנו נהנים, אנחנו גם מרגישים טוב יותר תוך כדי עבודה וגם מספיקים יותר. קל מאוד להגיד איפה נופלות רוב הישיבות - מונוטוניות היא אחד האויבים הגדולים ביותר!
ישיבות לא צריכות להיות רק ישיבה אינסופית במעגל כל שבוע, ישנן דרכים הרבה יותר יצירתיות לקיים ישיבות. על הישיבות שלנו לאפשר לכל מי שמגיע אליהן להשתתף, ללמוד אחד מהשני וליצור תרבות משותפת, לקבל ולערב משתתפים חדשים (ראו גם מגוון והכללה) וכמובן גם להספיק לבצע דברים. בנוסף, ישיבות צריכות להיות משהו שאנשים מצפים לו.
פתרון
ישנן כמה דרכים להפוך ישיבות להרבה יותר מהנות ופרודוקטיביות:
סבבים בתחילת כל ישיבה עוברים על כל אחד ואחד במעגל ונותנים לו לספר מה קרה מאז הישיבה האחרונה - בדר"כ נותנים בין 5 ל-10 דקות לאדם ומשתדלים לא לקטוע, להפריע או להיכנס לדיון על מה שהוא מדבר עליו. רצוי להתחיל מלענות על השאלה "איך אני מרגיש/ה עכשיו" ואז לעבור לנושאים שמעניינים אותם לאותה ישיבה. בקבוצות חדשות כדאי גם להוסיף שאלת היכרות בסוף, בסגנון "מה הארוחה הטעימה ביותר שאכלתי?", או כל דבר אחר שמאפשר לקבוצות חדשות להתגבש ולהרגיש בנוח יותר ביחד.
נושאים פתוחים אמנם זה שימושי לעיתים לקבוע את נושאי הפגישה מבעוד מועד, אך יש גם ערך להתחיל את הפגישה מדף ריק ולהתחיל לרשום עליו את הנושאים שעולים בשלב הסבבים. כשהרשימה מוכנה, עוברים עליה יחד ומדרגים כל נושא על פי סדר עדיפויות של מ-1 עד 3: "זה הכרחי לדבר על זה היום", "היינו רוצים לדבר על זה היום, אבל זה יכול לחכות" ו-"אין שום בעיה לחכות עם זה לפעם הבאה". אנחנו בוחנים כמה זמן נותר לנו ומחלקים את הנושאים על פי לוח זמנים מוקפד. כדאי לתכנן את הישיבה כך שהנושאים הטעונים יותר לא יישארו לסוף, על מנת לא לסיים אותה בוויכוחים. חשוב שכולם יוכלו לראות את הלו"ז של הישיבה כל הזמן וכן לוודא שכולם מרגישים מסופקים מטיפול בנושא לפני שמוחקים אותו ועוברים לנושא הבא.
התחלה וסיום ברורים ודאו שהישיבה מתחילה במשהו שמסמל באופן ברור את תחילתה, אולי דקה של שתיקה, הדלקת נר, מחיאת כף ואולי סתם הכרזה על כך שהישיבה התחילה. בסיום, רצוי שיהיה משהו פורמלי שמסמל את סיום הפגישה, על מנת ליצור תחושה של סגירה במקום פשוט לעבור לדברים אחרים.
חגיגה! אחד מהמרכיבים החשובים ביותר בישיבות. הדרך הפשוטה ביותר היא לעשות ארוחה משותפת בתום הפגישה.
לקבל אנשים חדשים לעיתים אנחנו שומעים על אנשים שמצטרפים לקבוצות טרנזישן ומרגישים לא שייכים או שלא מקבלים אותם לקבוצה. חשוב להיות אדיבים ותומכים למצטרפים חדשים, להתעניין ולשאול אותם מה הכישורים ותחומי העניין שלהם. כדאי גם לעזור להם בצורה בונה למצוא את מקומם ותפקידם בתוך הקבוצה.