הנהלת חשבונות
מבחינה בינלאומית, הנהלת חשבונות (באנגלית: Bookkeeping) הנקראת גם הנהלת מידע חשבונאי פירושו איסוף, ניהול ואף דיווח מידע חשבונאי של ישות חשבונאית שיכולה להיות לדוגמה עסק או עמותה, כאשר מידע חשבונאי פירושו תנועות כסף ורכוש פנימה ו\או החוצה ודיווח בהקשר זה יהיה לרשות מס רלוונטית.
הנהלת חשבונות לעומת חשבונאות
הנהלת חשבונות היא יישום טכני של תחום ידע רחב יותר שהינו מחקרי ונקרא חשבונאות (באנגלית: Accounting).
- מטרת החשבונאות היא מחקר ופיתוח כלים למדידה, עיבוד מידע והבטחת שקיפות של מידע חשבונאי במסגרת ישות חשבונאית כגון, עסק או עמותה.
- מטרת ההנהלת חשבונות היא רישום, ניהול ואף דיווח מידע חשבונאי בהקשר תהליכים עסקיים במסגרת ישות חשבונאית ובהתבסס על כלים חשבונאיים.
לכל ישות חשבונאית סיווג חשבונאי מסוים כגון 'עוסק פטור', 'עוסק מורשה', 'חברה בע"מ', 'עמותה' וכדומה[1].
ביצוע הנהלת חשבונות
הנהלת החשבונות מבוצעת מאת מנהל חשבונות (מוסמך או לא מוסמך) העושה זאת עבור עצמו ו\או העושה זאת עבור אחרים[2], הפועל לפי כללי חשבונאות מקובלים של כל רשות מס רלוונטית ומאז מהפכת המחשוב גם משתמש בתוכנה להנהלת חשבונות.
תהליכים עסקיים הנרשמים במסגרת עסק הם למשל תנועות כספיות כגון תנועות כסף נכנס ותנועות כסף יוצא וכן תנועות אחרות כגון תנועות מלאי בעסקים בהם יש מלאי מוצרים (דוגמת תנועות מלאי נכנס ותנועות מלאי יוצא).
ביצוע הנהלת חשבונות הוא למעשה מה שנקרא "ניהול ספרים חשבונאיים".
תקופה חשבונאית
דיווח מידע חשבונאי יכול להיות ספרתי, כלומר אחת לכל לתקופה מוגדרת (כגון שנת מס), או, יכול להיות רציף.
תקופה חשבונאית היא פרק זמן בעל מטרה מוגדרת שבמהלכו ו\או בסופו יש לבצע פעולה חשבונאית מסוימת.
דוגמה נפוצה לתקופה חשבונאית היא שנה ("שנת מס"); בסוף כל שנה על מנהל חשבונות לבצע פעולה מסוימת הנדרשת על פי רשות מס רלוונטית, כגון הגשת מסמכים לרואה חשבון ו\או לרשות המס הרלוונטית ישירות.
חתך חשבונאי הוא רישום הכנסות והוצאות בלבד, בתקופה חשבונאית נתונה; למשל, הכנסות והוצאות ברבעון שנה ראשון והכנסות והוצאות ברבעון שנה רביעי והשוואה ביניהם.
- במדינות בהן יש מס הכנסה, ייתכן שבסוף תקופה חשבונאית נתונה יידרש אדם להגיש גם דו"ח למס הכנסה כגון דו"ח מס הכנסה שנתי ואף מסמכים נוספים כגון הצהרת הון.