294
עריכות
שינויים
קפיצה לניווט
קפיצה לחיפוש
=אגודת רכש: קואופרטיב של בעלי עסקים=
"אגודת רכש" הפכה בשנים האחרונות לכלי חשוב בהתנהלות העסקית של עסקים קטנים ברחבי אירופה וצפון אמריקה.
קואופרטיבים מסוג זה מסייעים לחבריהם (בעלי עסקים) להשיג תשומות ושירותים טובים יותר בעלויות נמוכות יותר. המודל העסקי הקואופרטיבי משמש פרטים המעוניינים להוזיל עלות רכישה של דלקים לחימום הבית, אופים המעוניינים להוזיל את עלות הקמח שהם רוכשים, עסקים המעוניינים להוזיל את עלויות הביטוח ומוצרים ושירותים רבים נוספים. בהמשך יתואר המבנה הארגוני ומנגנון התפעול של מודל אגודת הרכש ודרכי יישומו בקרב בעלי עסקים וקמעונאים קטנים.
==אגודת רכש מייצרת חסכון==
ישנן הזדמנויות רבות לחסכון באמצעות הפעלת אגודת רכש, המייצרת יתרון לגודל במו"מ עם ספקי תשומות. לעתים אגודה המתארגנת לספק שירות או מוצר מסוים מגלה שיש בכוחה לספק שירותים נוספים לחבריה. לדוגמא, אגודת נגרים הרוכשת עץ יכולה גם לפעול לצמצום עלויות בתחום ביטוח עסקים או קבלת אשראי בנקאי.
היכולת להוזיל את עלות התשומות העיקריות של העסק נחשבת לתרומתן הגדולה של אגודות רכש. אך תפעול מוצלח של אגודה מסוג זה מאפשר חסכון נוסף בשיווק והספקת מוצרי/שירותי העסק הקטן. אגודת רכש יכולה לשפר את המידע אודות מגמות בשוק הרלוונטי או לאפשר ריכוז הטיפול בעסקאות, מלאי ותיאום הובלות ובכך לייצר חיסכון. אגודת רכש המרחיבה את פעילותה לתחום השיווק תתרום לשיפור רווחיות העסק. האגודה יכולה לתאם פעולות שיווק ומכירה ועל ידי כך להוריד עלויות פרסום, שכר סוכני מכירות ועוד. אגודה זאת יכולה גם להוות גורם המבטיח ללקוחות גדולים יציבות בהספקה ובכך לסייע להם במאמצי השיווק ומכירה שלהם.
'''לסיכום''', אגודת רכש מספקת יתרונות לא רק לגבי מחיר התשומה. האגודה עשויה להבטיח הספקה סדירה ואיכות מתאימה של תשומות שונות ולהקל על בעל העסק במאמצים להבטיח לעצמו תפעול מוצלח של עסקו.
==הקמת אגודת רכש==
יצירת אגודה רכש מחייבת השקעה של זמן ואנרגיה על מנת להבטיח את הצלחתה. תקשורת סדירה ואמינה בקרב בעלי עסקים עצמאיים העשויים ליהנות מרכש משותף היא הגורם המכריע בשלבי הקמת העסק המשותף החדש. אגודת רכש ([[קואופרטיב]]) הינה עסק בבעלות משותפת המתנהל בצורה דמוקראטית על ידי כלל בעלי האינטרס שהקימו את האגודה. גיוס הגרעין המייסד של בעלי עניין הוא השלב הראשון. לעיתים היכרויות אישיות ויחסי עבודה קודמים מהווים את הבסיס להתארגנות. חברות משותפת במועדון ספורט או היכרות דרך האינטרנט תורמים אף הם לגיבוש קבוצת מייסדים. לעיתים בעלי עסקים מפתחים היכרות וקשרי עבודה במסגרת חברות או פעילות במועדון או התאחדות בעלי עסק בענף מסוים.
==המודל העסקי==
אגודות רכש גדולות התפתחו במשך השנים בקרב בעלי עסקים בארה"ב ואירופה. אגודות אלה פיתחו מגנונים מתוחכמים אשר אינם נדרשים בהכרח בהתארגנות חדשה של קבוצת קמעונאים קטנה. בשלב ראשון קבוצת בעלי עסקים קטנים יכולה לפתח מודל פשוט המספק לכל אחד הנחות משמעותיות באמצעות רכש מרוכז (הגדול משמעותית מצרכי כל אחד לחוד). ככל שבעלי העסקים צוברים ניסיון ומגייסים שותפים נוספים לאגודה יעלה צורך במנגנונים מתוחכמים יותר של ניהול רכש ואחזקת מלאי בנוסף לתאום עם יצרנים וספקים שונים.
'''בציור 1 מוצגים שלבי ההתארגנות הבסיסיים'''
{{ציר זמן|
plotarea=
תכונה1: תקשורת בין בעלי עסקים על מנת להקים ועדה מארגנת (ועד מנהל)
תכונה2: גורם שלישי סוקר את התשומות (מותגים, איכויות, כמויות) הנרכשות על ידי השותפים
תכונה3: חברי האגודה מחליטים על הספקים המועדפים לקראת פתיחת מו"מ על רכש מרוכז
תכונה4: הועד המנהל מפתח תוכנית עסקית, כולל מנגנון חיוב שותפים ומקבל אישור להפעלת התוכנית
תכונה5: קביעת סכום ההשקעה הראשונה של כל חבר באגודה, ואישור תקנון לאגודה. בסיום כל התהליכים ניתן לגשת לרישום אצל רשם האגודות השיתופיות
פקודה2 = תכונה1: 1 2:2 3:3 4:4 5:5
</timeline>
==קביעת התשומות המועדפות==
אגודות רכש של בעלי עסקים מתחילות בדרך כלל בטיפול במוצר אחד או מספר מצומצם של מוצרים. הניסיון מלמד ששלבי ההתארגנות והמפתח להצלחה דומים גם כאשר מדובר במאפיות, נגריות, חנויות לכלי בית או מרכזי שירות למוצרי מחשב. בעלי העניין חייבים להקים ועדה מארגנת (ועד מנהל) אשר תזהה את המוצרים בהם תטפל האגודה. הועדה המארגנת חייבת להיות מורכבת מאנשים המחויבים לשמר תקשורת סדירה עם כל המתעניינים באגודה.
חברי הועד חייבים לפעול בנחרצות על מנת לקדם את האגודה תוך זיהוי ההזדמנויות העסקיות שיתרמו לשיפור הרווחיות של כל אחד. קבוצת המייסדים יכולה לבחור 3-5 אנשים שיהוו את הועדה המארגנת.
רצוי לערוך סקירה של המוצרים השונים שבשימוש בעלי העניין. ייתכן שבעלי העסקים יהססו לחשוף מידע עסקי. ניתן להתגבר על החששות על ידי העסקת גורם שלישי שיבצע את הסקירה, וידווח על תוצאותיה למתעניינים בהקמת אגודת הרכש. הסקירה תסייע בזיהוי המוצרים והמותגים שלשמם יש לנהל את פעילות הרכש הראשונה. לאחר שהחברים ימנו את המנהל שיהיה אחראי לניהול פעילות הרכש המשותף, יספקו נתוני הסקר מידע חשוב בניהול מו"מ עם הספקים הנבחרים.
עם קבלת נתוני הסקר תפעל הועדה המארגנת להכין תוכנית עסקית עבור האגודה (וניתן לבצע זאת בסיוע הגורם שביצע את הסקר). התוכנית העסקית תכלול מידע כללי אודות האגודה המוצעת, נתונים לגבי המוצרים שיירכשו, תוכנית מפורטת לגבי איתור ספקים, אסטרטגיית התפעול וצרכי ההון והשקעות הנדרשים. במקרים מסוימים תכלול התוכנית ניתוח רגישות. הועדה המארגנת תציג את התוכנית לדיון ואישור בעלי העסקים המתעניינים. בשלב זה על בעלי העסקים להחליט מי מהם ממשיך בתהליך ומצטרף לאגודה כולל התחייבות להשקעה שנקבעה בתוכנית העסקית.
לאחר התארגנות ורישום פורמאלי כאגודה שיתופית בע"מ ניתן לפתוח במגעים עם ספקים ויצרנים. שלב חשוב הוא "שיווק" האגודה: הצגת היתרונות מבחינת הספקים/יצרנים לעבודה עם אגודת רכש. ייתכן שבשלב זה ספקים מסוימים יהיו מעוניינים בעסקה חד פעמית בלבד. עסקאות מסוג זה אינן עונות על צרכי חברי האגודה. אך לעיתים "עסקה חד-פעמית" מהווה צעד ראשון בפיתוח קשרי עבודה מסודרים יותר.
==יצירת חסכון==
התועלת העיקרית מחברות באגודת רכש הינה קבלת הנחות במחיר ו/או החזרים שלא היו מתקבלים ברכישה בהיקף קטן יותר. מבחינת הספקים ישנן דרכים שונות למתן הנחות והגשת חשבוניות ללקוחות חברי האגודה. חבר באגודת הרכש יכול לקנות ישירות מהספק ולקבל את החשבונית שלו בהתאם לתנאים שסוכמו בין הספק לבין אגודת הרכש. אך ישנם מקרים בהם הספק חושש שמידע אודות ההנחות שהוא מוכן לתת יעבור ללקוחות נוספים. התחייבות לגבי שמירת מידע עסקי רגיש וקנסות על חשיפת מידע בניגוד לסיכום הינם כלים עסקיים מקובלים במקרים אלה.
ישנם מקרים רבים בהם סוגיית הסודיות מטופלת דרך מנגנון רכישה ותשלום מרכזי. אגודת הרכש מקבלת את הסחורה ומשלמת עבורה ומרכזת אצלה את ההנחות עבור כל אחד מהחברים באגודה. הספק יכול להעביר את החשבונית לכל בעל עסק אשר יעביר אותה לאגודה לתשלום. שיטה זאת פועלת היום בהצלחה רבה בארגוני הקניות של קיבוצים ומושבים.
עלויות התפעול של אגודות רכש הינן נמוכות מאד, ומגיעות לעתים לפחות מ-1% מההנחות שהן מצליחות להשיג עבור החברים בהן. אם האגודה אינה מספקת שירותי אחסון וניהול מלאי אזי לאגודה נכסים מעטים. צוות הפעלה מצומצם מאד מספיק לניהול העסק. לעיתים אחד החברים יכול לפנות שטח במקום העסק שלו לטובת ניהול האגודה. בטבלה הבאה מצויה דוגמא לפעילות אגודת רכש וההנחות הניתנות לחברים בה.
'''דוגמא לפעילות אגודת רכש, כולל נתונים על הנחות שהושגו לחברים (כל הנתונים ב-₪)'''
אגודת רכש מקבלת את ההנחות עבור החברים ומעבירה אותן לחשבון החבר. אם האגודה מוציאה את החשבוניות עבור החברים אזי כל אחד יראה רק את סך הכספים שהוא שילם לספקים שונים. אם הספק מוציא את החשבונית ישירות לחבר אזי יש צורך בהסכם סודיות לגבי תנאי ההחזר (הנחה) של כל אחד.
==התייחסות הספקים==
כאשר ספק נהנה מנתח שוק משמעותי הוא יהיה מעוניין פחות בהסדרים עם אגודות רכש. אך בשווקים המתאפיינים בתחרות גדולה, קיום של אגודת רכש עשוי להוות יתרון לספק. הסיכוי להשיג הנחות משמעותיות מותנה פחות בהיקף הרכישות מאשר במשקל אותו היקף בסך המכירות של הספק. אם לפני הקמת האגודה כל החברים רכשו תשומות מאותו ספק אזי לאגודה אין אפשרות ממשית לשפר את תנאי העסקה. לכן על נציגי אגודת הרכש להציג את עצמם כלפי ספק כמייצגים קבוצת לקוחות חדשים. ניהול מו"מ מוצלח יתאפשר אם למנהל האגודה יש נתונים אמינים לגבי מערך הרכישות של כל חבר אגודה עם כל ספק. מטרת המו"מ להציג לספק את התועלת (הגדלת מכירות) בגין עבודה מסודרת מול האגודה.
מבחינת הספק, מוצרים הנהנים ממיתוג חייבים להתחרות עם מותגים אחרים דומים בנוסף לתחרות מול תחליפים שונים. יש גם צורך לפעול להשיג היקף גדול יותר של הוצאות הקניה של הלקוח הסופי. ספקים מעוניינים לעבוד עם קמעונאים העוזרים להם ליישם את מדיניות השיווק שלהם. אגודת רכש יכולה לסייע למדיניות שיווק מתואמת בקרב הקמעונאים העצמאיים המהווים את חוג החברים באגודה. הקשר שיווצר בין הספק לבין חברי אגודת הרכש עשוי לתרום לתוכנית שיווק המרחיבה את השוק לתועלת הספק והקמעונאי גם יחד.
'''לסיכום,''' היתרונות של עבודה עם אגודת רכש מבחינת הספק הם:
• סיכוי להגדלת נתח שוק
• שמירת סודיות לגבי מדיניות הנחות
• סיוע ביישום מדיניות שיווק וקידום מוצרים נבחרים.
==מחויבות : המפתח להצלחה==
המחויבות של חברי האגודה כלפיה קובעת במידה מכרעת את ההצלחה העסקית של האגודה.
הנכונות של ספקים לפתח קשרי עבודה עם האגודה מותנית בהערכה לגבי יכולות האגודה והסיכוי לצמיחתה. כל חבר באגודה זקוק לתחושת ביטחון ששותפיו באגודה אכן מחויבים לה ולפיתוחה לאורך זמן. אווירת מחויבות תשפיע גם על יכולת האגודה לשכור מנהלים טובים. מנהל טוב יקבל משרה בתאגיד שהוא מעריך שיש בו סיכויי לצמיחה משמעותית.
תשלום דמי-חבר משמעותיים או השקעה בהון עצמי של האגודה הם סימנים מובהקים לגבי מידת המחויבות של כל בעל עסק המתעניין בחברות באגודת רכש. הועדה המארגנת חייבת לחשב את
הסכום הנדרש להענקת חברות. מחד סכום זה חייב להיות משמעותי, אך מאידך אסור לדרוש סכום שיהפוך את הצעת החברות לבלתי מתקבלת על הדעת.
בתחילת הדרך תתמודד האגודה עם אתגרים רבים שיעמידו את מחויבות החברים למבחן. ספק שמפסיד מכירות נוכח החלטת האגודה לעבוד עם מתחרה שלו עלול לפנות ישירות לחברי האגודה בהצעות מפתות בטווח הקצר. ישנה גם אפשרות שחבר אגודה ישתמש בהטבות שהוא מקבל באמצעות האגודה על מנת לנהל מו"מ עצמי עם ספקים אחרים. מציאות זאת מחייבת שאגודת רכש תתבסס על הסכם המפרט הן את התועלות וההטבות שהחבר יקבל והן את התנאים שיהוו עילה להפסקת חברות וביטול הטבות. חבר נאמן לאגודה לא יראה את תנאי ההסכם כמערך מגביל את העצמאות העסקית שלו, אלא כמגן ששומר על השקעתו באגודה כנגד התנהגות נצלנית של אחרים.
==מימון הקמה==
המימון להקמת אגודת רכש תלוי בתנאים הספציפיים של בעלי העסקים והגדרת התפקידים שהם מייעדים לאגודה. דמי החברות או ההשקעה במניה כפול מספר החברים מהווה את ההון העצמי הראשוני של האגודה. רצוי לקבוע הטבה למייסדי האגודה. דרך אחת היא לקבוע מראש בפרסום דבר התארגנות האגודה שההשקעה הנדרשת לקבלת חברות תעלה במהלך הזמן. פעולה זאת עשויה למנוע עיכוב בבקשת חברות על מנת להימנע מלקיחת סיכון בהשתתפות בהקמת העסק החדש.
ההשקעה בהקמה כוללת בדרך כלל את ההוצאות הבאות:
עלויות ייעוץ משפטי ורישום, ציוד משרדי בסיסי, עלות פיתוח אתר אינטרנט והוצאות פרסום. המקום הנדרש לניהול האגודה אינו גדול וניתן במקרים רבים לקבלו ללא תשלום מאחד החברים (פינה במשרד קיים). הוצאה משמעותית נוספת תהיה בהוצאות השכר של מנהל מתאים. סכום נוסף יהיה הוצאות נסיעה של מנהלים בבואם להיפגש עם ספקים שונים.
העסקת מנהל לאגודה עשויה לקדם את הצלחת התאגיד. אך יש לקבל החלטה האם להגדיל את סכום ההשקעה הנדרש להקמה על מנת לממן את העסקתו. לחילופין ניתן למנות את אחד החברים המוכן לעסוק בהתנדבות בשלבי ההקמה הראשונים. ייתכן שחברים באגודה יכולים להטיל על אנשי צוות שלהם לעסוק בניהול האגודה בתחילת הדרך. עם הרחבת פעילות האגודה יווצרו משאבים למימון העסקת מנהל במשרה מלאה.
==סיכום==
בעלי עסקים קטנים מתמודדים עם תחרות קשה מול רשתות שיווק וזכיינים של רשתות. מענה אסטרטגי למציאות עסקית זאת הינו הקמה של אגודת רכש בבעלות ובשליטת הקמעונאים הקטנים. אגודה זאת לא תפתור מיידית את מצוקות העסקים הקטנים. אך הניסיון מלמד שמחויבות וניהול טוב של אגודות רכש מסייעים לשיפור שורת הרווח של עסקים רבים.
בעלי עסקים המבינים שבמצבים מסוימים הספקים זקוקים לעזרתם בביצוע תוכניות שיווק יגיעו למסקנה שיש תועלת רבה בהתאגדות לשם יצירת יתרון לגודל. שלבי ההקמה של אגודת רכש מחייבים השקעה כספית. הצלחת האגודה מותנית בין היתר בתקשורת טובה ושקיפות מלאה בין הועדה המארגנת (ועד מנהל) וחברי האגודה. ישנן הזדמנויות שונות לפיתוח עסקי של אגודת רכש. אגודה יכולה לתרום לחבריה גם בהשגת הנחה חד-פעמית מספק. אך התועלת המשמעותית תהיה בפיתוח קשרים עסקיים מסודרים לטווח הארוך.
יצירת דף עם התוכן " =אגודת רכש: קואופרטיב של בעלי עסקים= "אגודת רכש" הפכה בשנים האחרונות לכלי חשוב בהתנהלות ה..."
=אגודת רכש: קואופרטיב של בעלי עסקים=
"אגודת רכש" הפכה בשנים האחרונות לכלי חשוב בהתנהלות העסקית של עסקים קטנים ברחבי אירופה וצפון אמריקה.
קואופרטיבים מסוג זה מסייעים לחבריהם (בעלי עסקים) להשיג תשומות ושירותים טובים יותר בעלויות נמוכות יותר. המודל העסקי הקואופרטיבי משמש פרטים המעוניינים להוזיל עלות רכישה של דלקים לחימום הבית, אופים המעוניינים להוזיל את עלות הקמח שהם רוכשים, עסקים המעוניינים להוזיל את עלויות הביטוח ומוצרים ושירותים רבים נוספים. בהמשך יתואר המבנה הארגוני ומנגנון התפעול של מודל אגודת הרכש ודרכי יישומו בקרב בעלי עסקים וקמעונאים קטנים.
==אגודת רכש מייצרת חסכון==
ישנן הזדמנויות רבות לחסכון באמצעות הפעלת אגודת רכש, המייצרת יתרון לגודל במו"מ עם ספקי תשומות. לעתים אגודה המתארגנת לספק שירות או מוצר מסוים מגלה שיש בכוחה לספק שירותים נוספים לחבריה. לדוגמא, אגודת נגרים הרוכשת עץ יכולה גם לפעול לצמצום עלויות בתחום ביטוח עסקים או קבלת אשראי בנקאי.
היכולת להוזיל את עלות התשומות העיקריות של העסק נחשבת לתרומתן הגדולה של אגודות רכש. אך תפעול מוצלח של אגודה מסוג זה מאפשר חסכון נוסף בשיווק והספקת מוצרי/שירותי העסק הקטן. אגודת רכש יכולה לשפר את המידע אודות מגמות בשוק הרלוונטי או לאפשר ריכוז הטיפול בעסקאות, מלאי ותיאום הובלות ובכך לייצר חיסכון. אגודת רכש המרחיבה את פעילותה לתחום השיווק תתרום לשיפור רווחיות העסק. האגודה יכולה לתאם פעולות שיווק ומכירה ועל ידי כך להוריד עלויות פרסום, שכר סוכני מכירות ועוד. אגודה זאת יכולה גם להוות גורם המבטיח ללקוחות גדולים יציבות בהספקה ובכך לסייע להם במאמצי השיווק ומכירה שלהם.
'''לסיכום''', אגודת רכש מספקת יתרונות לא רק לגבי מחיר התשומה. האגודה עשויה להבטיח הספקה סדירה ואיכות מתאימה של תשומות שונות ולהקל על בעל העסק במאמצים להבטיח לעצמו תפעול מוצלח של עסקו.
==הקמת אגודת רכש==
יצירת אגודה רכש מחייבת השקעה של זמן ואנרגיה על מנת להבטיח את הצלחתה. תקשורת סדירה ואמינה בקרב בעלי עסקים עצמאיים העשויים ליהנות מרכש משותף היא הגורם המכריע בשלבי הקמת העסק המשותף החדש. אגודת רכש ([[קואופרטיב]]) הינה עסק בבעלות משותפת המתנהל בצורה דמוקראטית על ידי כלל בעלי האינטרס שהקימו את האגודה. גיוס הגרעין המייסד של בעלי עניין הוא השלב הראשון. לעיתים היכרויות אישיות ויחסי עבודה קודמים מהווים את הבסיס להתארגנות. חברות משותפת במועדון ספורט או היכרות דרך האינטרנט תורמים אף הם לגיבוש קבוצת מייסדים. לעיתים בעלי עסקים מפתחים היכרות וקשרי עבודה במסגרת חברות או פעילות במועדון או התאחדות בעלי עסק בענף מסוים.
==המודל העסקי==
אגודות רכש גדולות התפתחו במשך השנים בקרב בעלי עסקים בארה"ב ואירופה. אגודות אלה פיתחו מגנונים מתוחכמים אשר אינם נדרשים בהכרח בהתארגנות חדשה של קבוצת קמעונאים קטנה. בשלב ראשון קבוצת בעלי עסקים קטנים יכולה לפתח מודל פשוט המספק לכל אחד הנחות משמעותיות באמצעות רכש מרוכז (הגדול משמעותית מצרכי כל אחד לחוד). ככל שבעלי העסקים צוברים ניסיון ומגייסים שותפים נוספים לאגודה יעלה צורך במנגנונים מתוחכמים יותר של ניהול רכש ואחזקת מלאי בנוסף לתאום עם יצרנים וספקים שונים.
'''בציור 1 מוצגים שלבי ההתארגנות הבסיסיים'''
{{ציר זמן|
plotarea=
תכונה1: תקשורת בין בעלי עסקים על מנת להקים ועדה מארגנת (ועד מנהל)
תכונה2: גורם שלישי סוקר את התשומות (מותגים, איכויות, כמויות) הנרכשות על ידי השותפים
תכונה3: חברי האגודה מחליטים על הספקים המועדפים לקראת פתיחת מו"מ על רכש מרוכז
תכונה4: הועד המנהל מפתח תוכנית עסקית, כולל מנגנון חיוב שותפים ומקבל אישור להפעלת התוכנית
תכונה5: קביעת סכום ההשקעה הראשונה של כל חבר באגודה, ואישור תקנון לאגודה. בסיום כל התהליכים ניתן לגשת לרישום אצל רשם האגודות השיתופיות
פקודה2 = תכונה1: 1 2:2 3:3 4:4 5:5
</timeline>
==קביעת התשומות המועדפות==
אגודות רכש של בעלי עסקים מתחילות בדרך כלל בטיפול במוצר אחד או מספר מצומצם של מוצרים. הניסיון מלמד ששלבי ההתארגנות והמפתח להצלחה דומים גם כאשר מדובר במאפיות, נגריות, חנויות לכלי בית או מרכזי שירות למוצרי מחשב. בעלי העניין חייבים להקים ועדה מארגנת (ועד מנהל) אשר תזהה את המוצרים בהם תטפל האגודה. הועדה המארגנת חייבת להיות מורכבת מאנשים המחויבים לשמר תקשורת סדירה עם כל המתעניינים באגודה.
חברי הועד חייבים לפעול בנחרצות על מנת לקדם את האגודה תוך זיהוי ההזדמנויות העסקיות שיתרמו לשיפור הרווחיות של כל אחד. קבוצת המייסדים יכולה לבחור 3-5 אנשים שיהוו את הועדה המארגנת.
רצוי לערוך סקירה של המוצרים השונים שבשימוש בעלי העניין. ייתכן שבעלי העסקים יהססו לחשוף מידע עסקי. ניתן להתגבר על החששות על ידי העסקת גורם שלישי שיבצע את הסקירה, וידווח על תוצאותיה למתעניינים בהקמת אגודת הרכש. הסקירה תסייע בזיהוי המוצרים והמותגים שלשמם יש לנהל את פעילות הרכש הראשונה. לאחר שהחברים ימנו את המנהל שיהיה אחראי לניהול פעילות הרכש המשותף, יספקו נתוני הסקר מידע חשוב בניהול מו"מ עם הספקים הנבחרים.
עם קבלת נתוני הסקר תפעל הועדה המארגנת להכין תוכנית עסקית עבור האגודה (וניתן לבצע זאת בסיוע הגורם שביצע את הסקר). התוכנית העסקית תכלול מידע כללי אודות האגודה המוצעת, נתונים לגבי המוצרים שיירכשו, תוכנית מפורטת לגבי איתור ספקים, אסטרטגיית התפעול וצרכי ההון והשקעות הנדרשים. במקרים מסוימים תכלול התוכנית ניתוח רגישות. הועדה המארגנת תציג את התוכנית לדיון ואישור בעלי העסקים המתעניינים. בשלב זה על בעלי העסקים להחליט מי מהם ממשיך בתהליך ומצטרף לאגודה כולל התחייבות להשקעה שנקבעה בתוכנית העסקית.
לאחר התארגנות ורישום פורמאלי כאגודה שיתופית בע"מ ניתן לפתוח במגעים עם ספקים ויצרנים. שלב חשוב הוא "שיווק" האגודה: הצגת היתרונות מבחינת הספקים/יצרנים לעבודה עם אגודת רכש. ייתכן שבשלב זה ספקים מסוימים יהיו מעוניינים בעסקה חד פעמית בלבד. עסקאות מסוג זה אינן עונות על צרכי חברי האגודה. אך לעיתים "עסקה חד-פעמית" מהווה צעד ראשון בפיתוח קשרי עבודה מסודרים יותר.
==יצירת חסכון==
התועלת העיקרית מחברות באגודת רכש הינה קבלת הנחות במחיר ו/או החזרים שלא היו מתקבלים ברכישה בהיקף קטן יותר. מבחינת הספקים ישנן דרכים שונות למתן הנחות והגשת חשבוניות ללקוחות חברי האגודה. חבר באגודת הרכש יכול לקנות ישירות מהספק ולקבל את החשבונית שלו בהתאם לתנאים שסוכמו בין הספק לבין אגודת הרכש. אך ישנם מקרים בהם הספק חושש שמידע אודות ההנחות שהוא מוכן לתת יעבור ללקוחות נוספים. התחייבות לגבי שמירת מידע עסקי רגיש וקנסות על חשיפת מידע בניגוד לסיכום הינם כלים עסקיים מקובלים במקרים אלה.
ישנם מקרים רבים בהם סוגיית הסודיות מטופלת דרך מנגנון רכישה ותשלום מרכזי. אגודת הרכש מקבלת את הסחורה ומשלמת עבורה ומרכזת אצלה את ההנחות עבור כל אחד מהחברים באגודה. הספק יכול להעביר את החשבונית לכל בעל עסק אשר יעביר אותה לאגודה לתשלום. שיטה זאת פועלת היום בהצלחה רבה בארגוני הקניות של קיבוצים ומושבים.
עלויות התפעול של אגודות רכש הינן נמוכות מאד, ומגיעות לעתים לפחות מ-1% מההנחות שהן מצליחות להשיג עבור החברים בהן. אם האגודה אינה מספקת שירותי אחסון וניהול מלאי אזי לאגודה נכסים מעטים. צוות הפעלה מצומצם מאד מספיק לניהול העסק. לעיתים אחד החברים יכול לפנות שטח במקום העסק שלו לטובת ניהול האגודה. בטבלה הבאה מצויה דוגמא לפעילות אגודת רכש וההנחות הניתנות לחברים בה.
'''דוגמא לפעילות אגודת רכש, כולל נתונים על הנחות שהושגו לחברים (כל הנתונים ב-₪)'''
אגודת רכש מקבלת את ההנחות עבור החברים ומעבירה אותן לחשבון החבר. אם האגודה מוציאה את החשבוניות עבור החברים אזי כל אחד יראה רק את סך הכספים שהוא שילם לספקים שונים. אם הספק מוציא את החשבונית ישירות לחבר אזי יש צורך בהסכם סודיות לגבי תנאי ההחזר (הנחה) של כל אחד.
==התייחסות הספקים==
כאשר ספק נהנה מנתח שוק משמעותי הוא יהיה מעוניין פחות בהסדרים עם אגודות רכש. אך בשווקים המתאפיינים בתחרות גדולה, קיום של אגודת רכש עשוי להוות יתרון לספק. הסיכוי להשיג הנחות משמעותיות מותנה פחות בהיקף הרכישות מאשר במשקל אותו היקף בסך המכירות של הספק. אם לפני הקמת האגודה כל החברים רכשו תשומות מאותו ספק אזי לאגודה אין אפשרות ממשית לשפר את תנאי העסקה. לכן על נציגי אגודת הרכש להציג את עצמם כלפי ספק כמייצגים קבוצת לקוחות חדשים. ניהול מו"מ מוצלח יתאפשר אם למנהל האגודה יש נתונים אמינים לגבי מערך הרכישות של כל חבר אגודה עם כל ספק. מטרת המו"מ להציג לספק את התועלת (הגדלת מכירות) בגין עבודה מסודרת מול האגודה.
מבחינת הספק, מוצרים הנהנים ממיתוג חייבים להתחרות עם מותגים אחרים דומים בנוסף לתחרות מול תחליפים שונים. יש גם צורך לפעול להשיג היקף גדול יותר של הוצאות הקניה של הלקוח הסופי. ספקים מעוניינים לעבוד עם קמעונאים העוזרים להם ליישם את מדיניות השיווק שלהם. אגודת רכש יכולה לסייע למדיניות שיווק מתואמת בקרב הקמעונאים העצמאיים המהווים את חוג החברים באגודה. הקשר שיווצר בין הספק לבין חברי אגודת הרכש עשוי לתרום לתוכנית שיווק המרחיבה את השוק לתועלת הספק והקמעונאי גם יחד.
'''לסיכום,''' היתרונות של עבודה עם אגודת רכש מבחינת הספק הם:
• סיכוי להגדלת נתח שוק
• שמירת סודיות לגבי מדיניות הנחות
• סיוע ביישום מדיניות שיווק וקידום מוצרים נבחרים.
==מחויבות : המפתח להצלחה==
המחויבות של חברי האגודה כלפיה קובעת במידה מכרעת את ההצלחה העסקית של האגודה.
הנכונות של ספקים לפתח קשרי עבודה עם האגודה מותנית בהערכה לגבי יכולות האגודה והסיכוי לצמיחתה. כל חבר באגודה זקוק לתחושת ביטחון ששותפיו באגודה אכן מחויבים לה ולפיתוחה לאורך זמן. אווירת מחויבות תשפיע גם על יכולת האגודה לשכור מנהלים טובים. מנהל טוב יקבל משרה בתאגיד שהוא מעריך שיש בו סיכויי לצמיחה משמעותית.
תשלום דמי-חבר משמעותיים או השקעה בהון עצמי של האגודה הם סימנים מובהקים לגבי מידת המחויבות של כל בעל עסק המתעניין בחברות באגודת רכש. הועדה המארגנת חייבת לחשב את
הסכום הנדרש להענקת חברות. מחד סכום זה חייב להיות משמעותי, אך מאידך אסור לדרוש סכום שיהפוך את הצעת החברות לבלתי מתקבלת על הדעת.
בתחילת הדרך תתמודד האגודה עם אתגרים רבים שיעמידו את מחויבות החברים למבחן. ספק שמפסיד מכירות נוכח החלטת האגודה לעבוד עם מתחרה שלו עלול לפנות ישירות לחברי האגודה בהצעות מפתות בטווח הקצר. ישנה גם אפשרות שחבר אגודה ישתמש בהטבות שהוא מקבל באמצעות האגודה על מנת לנהל מו"מ עצמי עם ספקים אחרים. מציאות זאת מחייבת שאגודת רכש תתבסס על הסכם המפרט הן את התועלות וההטבות שהחבר יקבל והן את התנאים שיהוו עילה להפסקת חברות וביטול הטבות. חבר נאמן לאגודה לא יראה את תנאי ההסכם כמערך מגביל את העצמאות העסקית שלו, אלא כמגן ששומר על השקעתו באגודה כנגד התנהגות נצלנית של אחרים.
==מימון הקמה==
המימון להקמת אגודת רכש תלוי בתנאים הספציפיים של בעלי העסקים והגדרת התפקידים שהם מייעדים לאגודה. דמי החברות או ההשקעה במניה כפול מספר החברים מהווה את ההון העצמי הראשוני של האגודה. רצוי לקבוע הטבה למייסדי האגודה. דרך אחת היא לקבוע מראש בפרסום דבר התארגנות האגודה שההשקעה הנדרשת לקבלת חברות תעלה במהלך הזמן. פעולה זאת עשויה למנוע עיכוב בבקשת חברות על מנת להימנע מלקיחת סיכון בהשתתפות בהקמת העסק החדש.
ההשקעה בהקמה כוללת בדרך כלל את ההוצאות הבאות:
עלויות ייעוץ משפטי ורישום, ציוד משרדי בסיסי, עלות פיתוח אתר אינטרנט והוצאות פרסום. המקום הנדרש לניהול האגודה אינו גדול וניתן במקרים רבים לקבלו ללא תשלום מאחד החברים (פינה במשרד קיים). הוצאה משמעותית נוספת תהיה בהוצאות השכר של מנהל מתאים. סכום נוסף יהיה הוצאות נסיעה של מנהלים בבואם להיפגש עם ספקים שונים.
העסקת מנהל לאגודה עשויה לקדם את הצלחת התאגיד. אך יש לקבל החלטה האם להגדיל את סכום ההשקעה הנדרש להקמה על מנת לממן את העסקתו. לחילופין ניתן למנות את אחד החברים המוכן לעסוק בהתנדבות בשלבי ההקמה הראשונים. ייתכן שחברים באגודה יכולים להטיל על אנשי צוות שלהם לעסוק בניהול האגודה בתחילת הדרך. עם הרחבת פעילות האגודה יווצרו משאבים למימון העסקת מנהל במשרה מלאה.
==סיכום==
בעלי עסקים קטנים מתמודדים עם תחרות קשה מול רשתות שיווק וזכיינים של רשתות. מענה אסטרטגי למציאות עסקית זאת הינו הקמה של אגודת רכש בבעלות ובשליטת הקמעונאים הקטנים. אגודה זאת לא תפתור מיידית את מצוקות העסקים הקטנים. אך הניסיון מלמד שמחויבות וניהול טוב של אגודות רכש מסייעים לשיפור שורת הרווח של עסקים רבים.
בעלי עסקים המבינים שבמצבים מסוימים הספקים זקוקים לעזרתם בביצוע תוכניות שיווק יגיעו למסקנה שיש תועלת רבה בהתאגדות לשם יצירת יתרון לגודל. שלבי ההקמה של אגודת רכש מחייבים השקעה כספית. הצלחת האגודה מותנית בין היתר בתקשורת טובה ושקיפות מלאה בין הועדה המארגנת (ועד מנהל) וחברי האגודה. ישנן הזדמנויות שונות לפיתוח עסקי של אגודת רכש. אגודה יכולה לתרום לחבריה גם בהשגת הנחה חד-פעמית מספק. אך התועלת המשמעותית תהיה בפיתוח קשרים עסקיים מסודרים לטווח הארוך.