6,923
עריכות
שינויים
קפיצה לניווט
קפיצה לחיפוש
מבוא להנהלת חשבונות לעובד עצמאי יחיד (הצגת מקור)
גרסה מ־19:56, 2 בנובמבר 2022
, 19:56, 2 בנובמבר 2022יצירת דף עם התוכן "מבוא להנהלת חשבונות לעוסק עצמאי יחיד נדרש למי שצריך לבצע הנהלת חשבונות בעצמו בעיקר כעוס..."
מבוא להנהלת חשבונות לעוסק עצמאי יחיד נדרש למי שצריך לבצע הנהלת חשבונות בעצמו בעיקר כעוסק עצמאי יחיד.
תחילה מוטב להכיר הגדרות של המונחים היסודיים להלן:
* [[הנהלת חשבונות]] (הגדרה יסודית)
* [[נישום]]
* [[פקיד שומה]]
* הוצאת כסף דרך עסק נקראת {{המ|תשלום}}
* הכנסת כסף דרך עסק נקראת {{המ|תקבול}}
* {{המ|יתרה}} פירושו "סך הכל" (חיובי או שלילי)
* המונחים ''רישום תהליכים עסקיים'' ו''תיעוד תהליכים עסקיים מתחלפים'' לעתים; שניהם אף מבולבלים לעתים עם המונחים "רישום הכנסות" ו"תיעוד הכנסות" בהתאמה אך זה בכללו טעות כי בכללי יש (לכל הפחות לתעד) הן הכנסות עסקיות והן הוצאות עסקיות
==מטרת החשבונאות==
'''הנהלת חשבונות''' היא [[מימוש]] ספציפי של תחום ידע רחב יותר אשר הינו תאורטי ומדעי ונקרא {{המ|חשבונאות}}.
* {{המ|מטרת חשבונאות}} היא מחקר ופיתוח כלים למדידה, עיבוד מידע והבטחת שקיפות בהקשר מידע חשבונאי במסגרת {{המ|ישות חשבונאית}} (כגון, {{המ|עסק}} או {{המ|עמותה}})
* {{המ|מטרת הנהלת חשבונות}} היא ''רישום'', ''ניהול'' ואף ''דיווח'' מידע חשבונאי בהקשר תהליכים עסקיים במסגרת ישות חשבונאית ובהתבסס על {{המ|כלים חשבונאיים}}
===בחינה לאומית ובינלאומית===
בכל מדינה ישנו הליך (שיכול להשתנות בין מדינה למדינה) לפתיחת ישות חשבונאית (פתיחת עסק), חוקי כמובן, מבחינת הרשויות של אותה המדינה.{{ש}}
עסק בבעלות אדם אחד או יותר מסווג לפי {{המ|סיווג חשבונאי}} מסוים כגון 'עוסק פטור', 'עוסק מורשה', 'חברה בע"מ' וכדומה{{הערה|במקרים רבים של "עסק קטן", שם של אדם לפי משרד הפנים במדינתו יהיה זהה לשם ישות חשבונאית שפתח; למשל, אדם ששמו "אבי רון" פתח ישות חשבונאית בשם "אבי רון", אם כי באופן כללי ניתן לבחור איזה שם שרוצים}}.
בהקשר עובדים עצמאיים בלבד ולפחות במסגרת מערכות חוק מסוימות, אולי תיתכן [[נבצרות זמנית]] מפתיחת ישות חשבונאית במדינה אשר רק או בעיקר מציבור אזרחיה אדם מתפרנס כעצמאי ולכן באופן זמני לפחות, אדם כזה יצטרך להתפרנס ללא ישות חשבונאית מתוקף צורכו לשרוד {{חי}} לפחות עד שיוכל לפתוח אחת בלי בעיה (נכון בעיקר למקרי [[נווד מס]]); מן הסביר שבמקרים אבסורדיים כאלה יצטרך העובד העצמאי לבצע {{המ|תכנון}} מס יעיל ולתנהל בדיוק כאילו היה הוא בעל ישות חשבונאית בכלל ופתוחה{{הערה|תיק "פתוח" ברשות מס רלוונטית}} בפרט.
==תקופה חשבונאית==
'''תקופה חשבונאית''' היא פרק זמן בעל מטרה מוגדרת שבמהלכו ו\או בסופו יש לבצע פעולה חשבונאית מסוימת.
דוגמה נפוצה לתקופה חשבונאית היא שנה ("שנת מס"); בסוף כל שנה על מנהל חשבונות לבצע פעולה מסוימת הנדרשת על פי רשות מס רלוונטית, כגון הגשת מסמכים לרואה חשבון ו\או לרשות המס הרלוונטית ישירות.
{{המ|חתך חשבונאי}} הוא רישום הכנסות והוצאות בלבד, בתקופה חשבונאית נתונה; למשל, הכנסות והוצאות ברבעון שנה ראשון והכנסות והוצאות ברבעון שנה רביעי והשוואה ביניהם.
===דוגמאות===
* במדינות בהן יש מס הכנסה, ייתכן שבסוף תקופה חשבונאית נתונה יידרש אדם להגיש גם דו"ח למס הכנסה כגון {{המ|דו"ח מס הכנסה שנתי}} ואף מסמכים נוספים כגון {{המ|הצהרת הון}}.
* למיטב ידיעתי, על המנהל ספר חשבונות חד-צידת לערוך {{המ|דו"ח הכנסות והוצאות}} ({{המ|רווח והפסד}}) ובאם העסק כולל חייבים וזכאים אז גם {{המ|דו"ח חייבים וזכאים}}; כל אחד ביחס לכל תקופה חשבונאית כנדרש בחוק ו\או בפרקטיקה
* למיטב ידיעתי, על המנהל ספר חשבונות דו-צידית להגיש לרואה חשבון מסמך {{המ|מאזן בוחן}} הכולל פירוט יתרות מכל דף חשבון בספר חשבונות שלו {{חי}} הן יתרות בצד החובה (תשלומים) והן יתרות בצד הזכות (תקבולים) ביחס לכל תקופה חשבונאית כנדרש בחוק ו\או בפרקטיקה
==הכרות עם מושג "ניהול ספרים"==
'''ניהול ספרים''' (או לחלופין "ניהול פנקסים") הוא כל רישום בספר ("פנקס") חשבונאי מסוים הנדרש על פי חוק מדינה רלוונטית לישות חשבונאית ואף על פי הפרקטיקה (גם אם אין בו משמעות חשבונאית ו\או צורך חוקי).{{ש}}
מאז מהפכת המחשוב ובעיקר מאז [[מהפכת הסמארטפונים]], ניהול ספרים הוא בכללותו ממוחשב, כך שלא מדובר על ספרים במובן מוחשי.{{ש}}
ישנם סוגים רבים של ספרים חשבונאיים ולא כולם רלוונטיים לכל עסק.
===ספרים שבאופן כללי רלוונטיים לכל עסק===
* '''ספר לקוחות'''{{הערה|customer book}}: ספר הנדרש ל[[אוטומציה]] [[מחשב|ממוחשבת]] של ניהול חשבונות {{חי}} מאפשר הנפקת דפים בכלל הספרים האחרים באופן מהיר ואוטומטי על בסיס פרטי לקוח קיימים{{הערה|עמוד בספר זה מכונה לעתים "דף לקוח" או "כרטיס לקוח"}} (בלי הצורך לכתוב אותם מחדש בכל מסמך){{הערה|למשל, כתיבה בו זמנית בשני ערוצים או יותר (למשל, אם רושמים הזמנה וקבלה על תקבול בו זמנית}}
* '''ספר קבלות:'''{{הערה|receipt book}} ספר מסמכי {{המ|קבלה על תקבול}} (קבלה) שמטרתו לתעד קבלות שניתנו ללקוחות על תקבול שהללו סיפקו על הזמנה (ייתכן והקבלות יהיו מסוג {{המ|קבלה רגילה}} וייתכן ויהיו מסוג {{המ|קבלה/חשבונית מס}})
* '''ספר חשבונות:'''{{הערה|general ledger}} ספר מעקב אחר כל תנועה עסקית בכלל וכסף יוצא וכסף נכנס בפרט; ניתן ליצור ספר זה מתוך ספר קבלות וספר
==ספרים חשבונאיים שבאופן כללי לא רלוונטיים לכל עסק==
* '''ספר הזמנות:''' יכלול רישום הזמנות מוצרים ו\או שירותים שנתקבלו מ[[ספק עסקי]]
* '''ספר תנועות מלאי:''' יכלול רישום אודות כמות הסחורה בתחילת השנה, כל כניסת סחורה אל העסק, כל יציאת סחורה מהעסק וכמות הסחורה בסוף השנה
* '''ספר עסקאות:'''{{הערה|inovice book}} רלוונטי בעיקר לעסקים בהם תקבול מגיע זמן רב אחרי ביצוע העבודה בפועל (למשל, אחרי שבוע ואילך); דף בספר זה מכונה "תיאור עסקה" (או "חשבון עסקה" אם כי שם זה מטעה ויכול לגרום לבלבול בין דף חשבון בספר חשבונות לבין דף עסקה בספר עסקאות) ויכלול מידע על עבודה שכבר בוצעה; עותק יישלח ללקוח בטרם ישלם את עלות העבודה (ולכן גם בטרם שתוצא עבורו קבלה)
* '''ספר קופה:''' ספר זה נכתב על ידי [[מכונה]] המחוברת לקופה באם הקופה היא "קופה רושמת" כמקובל בכלל העסקים המחזיקים קופה האוגרת כסף מזומן
* '''ספר פדיון יומי:''' ספר תיעוד כסף נכנס באם אין קופה רושמת (כמעט ולא בשימוש גם בעסקים בהם היה בשימוש אחרי המצאת "קופה רושמת" מאז שנת 2010 בערך בשל שינויים טכנולוגיים נרחבים מאז)
===טעויות רישום ואי רישום מכוון===
טעויות בניהול ספרים ככלל ניתן לתקן אך אי רישום תנועות מכוון (העלמת הכנסה) פוסלת ספר\ים ומצריכה רישום מחדש וסביר להניח שגם עונשים כמוגדר בחוק הישות המדינית הרלוונטית.
==הכרות עם מטרתו של ספר חשבונות==
במבט ראשוני ניתן לתהות {{חי}} אם יש לנו ספר קבלות (קל וחומר, אם יש לנו ספר עסקאות וספר קבלות) אז למה בכלל צריך "ספר חשבונות" בנוסף.
===ביטחון תיעודי===
ב{{המ|ספר חשבונות מינימלי}} רושמים איכות וכמות סחורה נכנסת ו\או יוצאת מעסק{{הערה|סחורה בהקשר זה הינה גם כסף אך ניתן לרשום תנועות של כל סחורה אחרת {{חי}} תנועות מלאי}} אך באופן כללי במקום לתאר רק איכות וכמות נרשום גם בנושא ''מתי ומדוע''.
בהתאם לכך, מטרתו של ספר חשבונות להבטיח התנהלות עסקית בכלל וכספית בפרט סדורה וכן להבטיח '''אמינות''' דפי עסקאות ו\או דפי קבלות.
===דוגמאות===
* הוצאה קבלה אחת אך בוצעו שניים או יותר תשלומים (פדיון רב-פעמי)
* תשלום יכול להיות לפחות בחלקו בסחורה שאיננה כסף, באופן מלא או חלקי ובאופן מקרי או מכוון
* סכום כספי בקבלה יכול להיות שונה, מסיבה כל שהיא, מתשלום המתקבל בפועל (למשל בשל הנחה רגעית)
* בעסקים בהם יש ספר עסקאות וספר קבלות (ולא רק ספר קבלות) לקוח פוטנציאלי יבצע שתיים או יותר התקשרויות עסקיות (כל אחת תתבצע באינטראקציה שונה) אך הוא יפדה אותן רק בפעם אחת או במקרה הפוך לקוח שילם שניים או יותר תשלומים כאשר על כל אחד קבלה עצמאית, עד לפדיון סופי (קבלת המוצר)
===הערות לפרק===
* ניהול ספר חשבונות הוא סטנדרט עסקי וישנה חובה לנהלו מצד כלל רשויות המס בעולמנו עם או בלי רציונאל השימוש בו
==שיטות לניהול ספר חשבונות==
ישנן שתי '''שיטות לניהול ספר חשבונות''' שהן נפוצות ביותר:
* '''ניהול ספר חשבונות חד-צידי:''' ניהול ספר חשבונות בצד אחד (טור אחד) בכל {{המ|חשבון}} (דף בספר חשבונות) על בסיס דיווח {{המ|מיידי}} המתאים במקרים רבים לישויות חשבונאיות עם סיווג חשבונאי "קטן" כגון 'עוסק פטור' או 'עוסק מורשה'
* '''ניהול ספר חשבונות דו-צידי:''' ניהול ספר חשבונות בשני צדדים (שני טורים) בכל חשבון על בסיס דיווח {{המ|מצטבר}} המתאים במקרים רבים לישויות חשבונאיות עם סיווג חשבונאי "גדול" כגון 'חברה'
===בסיס דיווח===
{{המ|בסיס דיווח}} פירושו רישום כל תנועה עסקית (הכנסה או הוצאה) לפי תזמון יחידני או על פי שניים או יותר תזמונים:
* בסיס דיווח מיידי ("בסיס מיידי"){{הערה|נקרא גם באופן מטעה "בסיס דיווח מזומן" או "בסיס מזומן" אם כי אין בכך כוונה ל"מזומן" במובן הנפוץ של המונח כמו עם מטבעות ושטרות}} מתאר שיטה לפיה רושמים תנועה עסקית מתי שבוצעה בפועל.
* בסיס דיווח מצטבר ("בסיס מצטבר") מתאר שיטה לפיה רושמים הכנסה או הוצאה לפי שניים או יותר מועדים שבסופם התנועה תושלם (יהיה "פדיון")
===חברה===
באופן כללי [[חברה (ישות משפטית)|חברה]] צריכה להכין ספר חשבונות בשיטה דו צידית ועל בסיס דיווח מצטבר.
===הערות לפרק===
* חד-צידי \ חד-טורי נקרא גם "יחידני" (המונח "הנהלת חשבונות יחידנית" מטעה כי ''ניהול ספר חשבונות'' זה רק חלק מ"הנהלת חשבונות")
* דו-צידי \ דו-טורי נקרא גם "כפול" (המונח "הנהלת חשבונות כפולה" מטעה כי ''ניהול ספר חשבונות'' זה רק חלק מ"הנהלת חשבונות")
==הנפקת מסמכי עסקה==
'''הנפקת מסמכי עסקה''' אני מגדיר כיישום ספציפי של ניהול ספרים במסגרתו מנפיקים העתקים של דפים מספרים חשבונאיים מסוימים כגון {{המ|ספר עסקאות}} וספר קבלות כך שלקוח יקבל עותק מקור{{הערה|או עותק "נאמן למקור"}} בעת מתאימה.
כל [[מסמך]] עסקה הוא דף מספר הכולל מידע חשבונאי אשר העתק שלו יש למסור ללקוח.
בין המסמכים שהעתק שלהם יימסר ללקוח:
* '''הצעת מחיר'''
* '''תיאור עסקה:''' מסמך המתאר פרטי עבודה שבוצעה בפועל לאחר שהוזמנה (אך טרם שולמה)
* '''קבלה על תקבול:''' כשמה כן היא, קבלה על תקבול (תשלום מצד לקוח) על עבודה שבוצעה עבור הלקוח בפועל; קבלה כזו יכולה להיות מסוג "קבלה רגילה" או "קבלה/חשבונית מס"
מסירת העתק מקור קבלה ללקוח משותפת לכל ה[[עסק|עסקים]] החלים עליהם חוקי חשבונאות, אך לא בהכרח משותפת להם מסירת העתק מקור כל מסמך אחר.
===הערות לפרק===
* המנפיק מסמך עסקה ישמור העתק של המסמך בספר חשבונאי רלוונטי לצורכי שקיפות ותיעוד למול רשות מס רלוונטית{{הערה|בעבר הכלל היה לרשום למשל כל קבלה על {{המ|נייר קופי}} כך שרישום על דף אחד היה גורם לשעתוק המידע לדף שני אם כי החל ממהפכת המחשוב נוהג זה דעך}}
==חשיבות האינטראקציה עם רואה חשבון==
רואה חשבון (באנגלית: Auditor) הוא הסמכות לנתח מידע חשבונאי ולהגיש דו"ח ביקורת המוגש לרשות מס רלוונטית.
עקרונית אסור לרואה חשבון לנהל חשבונות של ישות חשבונאית אותה הוא מבקר.
לעתים ישנה ביקורת ישירה על מנהל החשבונות מצד {{המ|מנהל כספים}} הבאה בין עבודת מנהל חשבונות לבין עבודת רואה החשבון (הכנת דו"ח הביקורת) ומטרתה להבטיח תהליך עבודה סדור יותר בין שלושת ישויות אלה.
==ספר חשבונות חד-צידי בבסיס מזומן לעוסק עצמאי יחיד==
להלן דוגמה ל'''ספר חשבונות חד-צידי בבסיס מזומן לעוסק עצמאי יחיד''' שניתן לנהל בתוכנת פיתוח טבלאות כמו LibreOffice Calc או Excel.
<br>
{| class="wikitable" dir="ltr" style="display:block; overflow-y:scroll; text-align: center;"
|- style="font-weight: bold;"
| Country || Date || Type || Party Name || Party Id || Receipt number || Quantity || Currency || Paid already || Payment method || Notes || Automatic summing
|-
| Israel || 01/01/2025 || Supplier <nowiki>||</nowiki><br> customer || X || 000-000-000 || 0005 || 1 hour || USD || 100 || Bank transfer || X || =SUM()
|-
|}
==הערות כלליות==
להלן '''הערות כלליות בעניין תוכנית לימוד הכרות עם הנהלת חשבונות'''.
===מינוח===
* המונחים מע"מ ו"מס תשומות" מתחלפים לעתים (תלוי בהקשר)
* "הכנסה חייבת" היא כל הכנסה מעסק בניכוי הוצאות מוכרות
* ככלל הנפקת מסמך {{המ|תיאור עסקה}} איננה נדרשת לעסקים אשר תשלום נגבה בהקשרם מיידית (כגון חנויות)
* המינוח "חובה וזכות" לא בהכרח מתאר רק "הוצאות והכנסות" אלא אולי יתאר גם "התחייבויות ורכוש" (לא בכל עסק יהיו התחייבויות ו\או רכוש)
* המונח "לדווח על הכנסות" כתיאור של "הנהלת חשבונות" שגוי כי באופן כללי (בהכללת עסקים קטנים עד גדולים) לדווח על הכנסות זה לא חלק עיקרי בהנהלת חשבונות {{חי}} החלק העיקרי הוא איסוף וניהול מידע חשבונאי ודיווחו רק בעת הצורך
===חוק===
יש להבחין בין חשבונאות בכלל והנהלת מידע חשבונאי ("הנהלת חשבונות") בפרט לבין דרישות החוק בהקשרן; בכלל, יש להבחין בין ההיבט הפרקטי, להיבט החשבונאי להיבט החוקי.{{ש}}
למשל, המושג "ספר הזמנות" נדרש לפי {{המ|הוראת מס הכנסה - ניהול פנקסי חשבונות}} (חוק ניהול ספרים שהוא חוק מס), אך אין בהכרח מונח חשבונאי תקין מקובל בין לאומית למונח "ספר חשבונות" הישראלי-עברי וייתכנו מונחים אחרים דומים אך שונים במקצת בהגדרתם בחוקי ארגוני תקינה או בספרי החוקים של מדינות שונות.
===ארגון מידע ודיווחו===
* לפי הבנתי, באופן כללי, אין בעיה שמסמך תיאור עסקה ומסמך קבלה יהיו זהים בכל למעט כותרת ותאריך
* לפי דעתי ניתן להמשיל את המונח "ניהול ספרים" למונח "ניהול חשבונות" כי הרי בסופו של דבר, ניהול ספרים חשבונאיים הוא הוא ניהול מידע חשבונאי {{חי}} ניהול חשבונות
* כל אדם בגיר בישראל חייב לדווח על {{המ|הכנסה עסקית}} אם כי למיטב ידיעתי אין הגדרה ברורה בחוק למושג זה; אני אישית מגדיר זאת כהכנסה עקבית שני פעמים או יותר בחודש לפחות חודשיים ברצף, או, ארבע פעמים או יותר בחודש לפחות ארבעה חודשים ברצף (הכפלה לצורך הבטחת עקביות)
===אוטומציה===
* דוגמה מיושנת ל[[אוטומציה]] בהנהלת חשבונות היא קופה רושמת, אשר רושמת תנועה עסקית בהקשר כסף נכנס וגם רושמת קבלה על תקבול, כאשר מרווח הזמן בין רישום תנועה עסקית לרישום קבלה הוא מינורי (לעתים בלתי תפיש) וכל הפעולות נעשות "במקום" או לחלופין "באופן מיידי"
* דוגמה חדשנית לאוטומציה בהנהלת חשבונות היא שימוש בתוכנת הנהלת חשבונות לפתיחה אוטומטית של {{המ|כרטיס לקוח}} פוטנציאלי לפי פרטים שלקוח פוטנציאלי מוסר בעת עסקה; לפי הפרטים שהוזנו בעת העסקה, כל מסמך שיונפק בהקשרו (תיאור עסקה, קבלה) כולל כל רישום עסקי בהקשרו (כגון בדף חשבון בספר חשבונות) יבוצע אוטומטית מבלי צורך להזין פרטים אלה; ככלל העתקים יישלחו ישירות ללקוח לאחר שהזין את כתובת האימייל שלו
[[קטגוריה:חשבונאות]]
[[קטגוריה:עשה זאת בעצמך]]
{{הבהרה משפטית}}
תחילה מוטב להכיר הגדרות של המונחים היסודיים להלן:
* [[הנהלת חשבונות]] (הגדרה יסודית)
* [[נישום]]
* [[פקיד שומה]]
* הוצאת כסף דרך עסק נקראת {{המ|תשלום}}
* הכנסת כסף דרך עסק נקראת {{המ|תקבול}}
* {{המ|יתרה}} פירושו "סך הכל" (חיובי או שלילי)
* המונחים ''רישום תהליכים עסקיים'' ו''תיעוד תהליכים עסקיים מתחלפים'' לעתים; שניהם אף מבולבלים לעתים עם המונחים "רישום הכנסות" ו"תיעוד הכנסות" בהתאמה אך זה בכללו טעות כי בכללי יש (לכל הפחות לתעד) הן הכנסות עסקיות והן הוצאות עסקיות
==מטרת החשבונאות==
'''הנהלת חשבונות''' היא [[מימוש]] ספציפי של תחום ידע רחב יותר אשר הינו תאורטי ומדעי ונקרא {{המ|חשבונאות}}.
* {{המ|מטרת חשבונאות}} היא מחקר ופיתוח כלים למדידה, עיבוד מידע והבטחת שקיפות בהקשר מידע חשבונאי במסגרת {{המ|ישות חשבונאית}} (כגון, {{המ|עסק}} או {{המ|עמותה}})
* {{המ|מטרת הנהלת חשבונות}} היא ''רישום'', ''ניהול'' ואף ''דיווח'' מידע חשבונאי בהקשר תהליכים עסקיים במסגרת ישות חשבונאית ובהתבסס על {{המ|כלים חשבונאיים}}
===בחינה לאומית ובינלאומית===
בכל מדינה ישנו הליך (שיכול להשתנות בין מדינה למדינה) לפתיחת ישות חשבונאית (פתיחת עסק), חוקי כמובן, מבחינת הרשויות של אותה המדינה.{{ש}}
עסק בבעלות אדם אחד או יותר מסווג לפי {{המ|סיווג חשבונאי}} מסוים כגון 'עוסק פטור', 'עוסק מורשה', 'חברה בע"מ' וכדומה{{הערה|במקרים רבים של "עסק קטן", שם של אדם לפי משרד הפנים במדינתו יהיה זהה לשם ישות חשבונאית שפתח; למשל, אדם ששמו "אבי רון" פתח ישות חשבונאית בשם "אבי רון", אם כי באופן כללי ניתן לבחור איזה שם שרוצים}}.
בהקשר עובדים עצמאיים בלבד ולפחות במסגרת מערכות חוק מסוימות, אולי תיתכן [[נבצרות זמנית]] מפתיחת ישות חשבונאית במדינה אשר רק או בעיקר מציבור אזרחיה אדם מתפרנס כעצמאי ולכן באופן זמני לפחות, אדם כזה יצטרך להתפרנס ללא ישות חשבונאית מתוקף צורכו לשרוד {{חי}} לפחות עד שיוכל לפתוח אחת בלי בעיה (נכון בעיקר למקרי [[נווד מס]]); מן הסביר שבמקרים אבסורדיים כאלה יצטרך העובד העצמאי לבצע {{המ|תכנון}} מס יעיל ולתנהל בדיוק כאילו היה הוא בעל ישות חשבונאית בכלל ופתוחה{{הערה|תיק "פתוח" ברשות מס רלוונטית}} בפרט.
==תקופה חשבונאית==
'''תקופה חשבונאית''' היא פרק זמן בעל מטרה מוגדרת שבמהלכו ו\או בסופו יש לבצע פעולה חשבונאית מסוימת.
דוגמה נפוצה לתקופה חשבונאית היא שנה ("שנת מס"); בסוף כל שנה על מנהל חשבונות לבצע פעולה מסוימת הנדרשת על פי רשות מס רלוונטית, כגון הגשת מסמכים לרואה חשבון ו\או לרשות המס הרלוונטית ישירות.
{{המ|חתך חשבונאי}} הוא רישום הכנסות והוצאות בלבד, בתקופה חשבונאית נתונה; למשל, הכנסות והוצאות ברבעון שנה ראשון והכנסות והוצאות ברבעון שנה רביעי והשוואה ביניהם.
===דוגמאות===
* במדינות בהן יש מס הכנסה, ייתכן שבסוף תקופה חשבונאית נתונה יידרש אדם להגיש גם דו"ח למס הכנסה כגון {{המ|דו"ח מס הכנסה שנתי}} ואף מסמכים נוספים כגון {{המ|הצהרת הון}}.
* למיטב ידיעתי, על המנהל ספר חשבונות חד-צידת לערוך {{המ|דו"ח הכנסות והוצאות}} ({{המ|רווח והפסד}}) ובאם העסק כולל חייבים וזכאים אז גם {{המ|דו"ח חייבים וזכאים}}; כל אחד ביחס לכל תקופה חשבונאית כנדרש בחוק ו\או בפרקטיקה
* למיטב ידיעתי, על המנהל ספר חשבונות דו-צידית להגיש לרואה חשבון מסמך {{המ|מאזן בוחן}} הכולל פירוט יתרות מכל דף חשבון בספר חשבונות שלו {{חי}} הן יתרות בצד החובה (תשלומים) והן יתרות בצד הזכות (תקבולים) ביחס לכל תקופה חשבונאית כנדרש בחוק ו\או בפרקטיקה
==הכרות עם מושג "ניהול ספרים"==
'''ניהול ספרים''' (או לחלופין "ניהול פנקסים") הוא כל רישום בספר ("פנקס") חשבונאי מסוים הנדרש על פי חוק מדינה רלוונטית לישות חשבונאית ואף על פי הפרקטיקה (גם אם אין בו משמעות חשבונאית ו\או צורך חוקי).{{ש}}
מאז מהפכת המחשוב ובעיקר מאז [[מהפכת הסמארטפונים]], ניהול ספרים הוא בכללותו ממוחשב, כך שלא מדובר על ספרים במובן מוחשי.{{ש}}
ישנם סוגים רבים של ספרים חשבונאיים ולא כולם רלוונטיים לכל עסק.
===ספרים שבאופן כללי רלוונטיים לכל עסק===
* '''ספר לקוחות'''{{הערה|customer book}}: ספר הנדרש ל[[אוטומציה]] [[מחשב|ממוחשבת]] של ניהול חשבונות {{חי}} מאפשר הנפקת דפים בכלל הספרים האחרים באופן מהיר ואוטומטי על בסיס פרטי לקוח קיימים{{הערה|עמוד בספר זה מכונה לעתים "דף לקוח" או "כרטיס לקוח"}} (בלי הצורך לכתוב אותם מחדש בכל מסמך){{הערה|למשל, כתיבה בו זמנית בשני ערוצים או יותר (למשל, אם רושמים הזמנה וקבלה על תקבול בו זמנית}}
* '''ספר קבלות:'''{{הערה|receipt book}} ספר מסמכי {{המ|קבלה על תקבול}} (קבלה) שמטרתו לתעד קבלות שניתנו ללקוחות על תקבול שהללו סיפקו על הזמנה (ייתכן והקבלות יהיו מסוג {{המ|קבלה רגילה}} וייתכן ויהיו מסוג {{המ|קבלה/חשבונית מס}})
* '''ספר חשבונות:'''{{הערה|general ledger}} ספר מעקב אחר כל תנועה עסקית בכלל וכסף יוצא וכסף נכנס בפרט; ניתן ליצור ספר זה מתוך ספר קבלות וספר
==ספרים חשבונאיים שבאופן כללי לא רלוונטיים לכל עסק==
* '''ספר הזמנות:''' יכלול רישום הזמנות מוצרים ו\או שירותים שנתקבלו מ[[ספק עסקי]]
* '''ספר תנועות מלאי:''' יכלול רישום אודות כמות הסחורה בתחילת השנה, כל כניסת סחורה אל העסק, כל יציאת סחורה מהעסק וכמות הסחורה בסוף השנה
* '''ספר עסקאות:'''{{הערה|inovice book}} רלוונטי בעיקר לעסקים בהם תקבול מגיע זמן רב אחרי ביצוע העבודה בפועל (למשל, אחרי שבוע ואילך); דף בספר זה מכונה "תיאור עסקה" (או "חשבון עסקה" אם כי שם זה מטעה ויכול לגרום לבלבול בין דף חשבון בספר חשבונות לבין דף עסקה בספר עסקאות) ויכלול מידע על עבודה שכבר בוצעה; עותק יישלח ללקוח בטרם ישלם את עלות העבודה (ולכן גם בטרם שתוצא עבורו קבלה)
* '''ספר קופה:''' ספר זה נכתב על ידי [[מכונה]] המחוברת לקופה באם הקופה היא "קופה רושמת" כמקובל בכלל העסקים המחזיקים קופה האוגרת כסף מזומן
* '''ספר פדיון יומי:''' ספר תיעוד כסף נכנס באם אין קופה רושמת (כמעט ולא בשימוש גם בעסקים בהם היה בשימוש אחרי המצאת "קופה רושמת" מאז שנת 2010 בערך בשל שינויים טכנולוגיים נרחבים מאז)
===טעויות רישום ואי רישום מכוון===
טעויות בניהול ספרים ככלל ניתן לתקן אך אי רישום תנועות מכוון (העלמת הכנסה) פוסלת ספר\ים ומצריכה רישום מחדש וסביר להניח שגם עונשים כמוגדר בחוק הישות המדינית הרלוונטית.
==הכרות עם מטרתו של ספר חשבונות==
במבט ראשוני ניתן לתהות {{חי}} אם יש לנו ספר קבלות (קל וחומר, אם יש לנו ספר עסקאות וספר קבלות) אז למה בכלל צריך "ספר חשבונות" בנוסף.
===ביטחון תיעודי===
ב{{המ|ספר חשבונות מינימלי}} רושמים איכות וכמות סחורה נכנסת ו\או יוצאת מעסק{{הערה|סחורה בהקשר זה הינה גם כסף אך ניתן לרשום תנועות של כל סחורה אחרת {{חי}} תנועות מלאי}} אך באופן כללי במקום לתאר רק איכות וכמות נרשום גם בנושא ''מתי ומדוע''.
בהתאם לכך, מטרתו של ספר חשבונות להבטיח התנהלות עסקית בכלל וכספית בפרט סדורה וכן להבטיח '''אמינות''' דפי עסקאות ו\או דפי קבלות.
===דוגמאות===
* הוצאה קבלה אחת אך בוצעו שניים או יותר תשלומים (פדיון רב-פעמי)
* תשלום יכול להיות לפחות בחלקו בסחורה שאיננה כסף, באופן מלא או חלקי ובאופן מקרי או מכוון
* סכום כספי בקבלה יכול להיות שונה, מסיבה כל שהיא, מתשלום המתקבל בפועל (למשל בשל הנחה רגעית)
* בעסקים בהם יש ספר עסקאות וספר קבלות (ולא רק ספר קבלות) לקוח פוטנציאלי יבצע שתיים או יותר התקשרויות עסקיות (כל אחת תתבצע באינטראקציה שונה) אך הוא יפדה אותן רק בפעם אחת או במקרה הפוך לקוח שילם שניים או יותר תשלומים כאשר על כל אחד קבלה עצמאית, עד לפדיון סופי (קבלת המוצר)
===הערות לפרק===
* ניהול ספר חשבונות הוא סטנדרט עסקי וישנה חובה לנהלו מצד כלל רשויות המס בעולמנו עם או בלי רציונאל השימוש בו
==שיטות לניהול ספר חשבונות==
ישנן שתי '''שיטות לניהול ספר חשבונות''' שהן נפוצות ביותר:
* '''ניהול ספר חשבונות חד-צידי:''' ניהול ספר חשבונות בצד אחד (טור אחד) בכל {{המ|חשבון}} (דף בספר חשבונות) על בסיס דיווח {{המ|מיידי}} המתאים במקרים רבים לישויות חשבונאיות עם סיווג חשבונאי "קטן" כגון 'עוסק פטור' או 'עוסק מורשה'
* '''ניהול ספר חשבונות דו-צידי:''' ניהול ספר חשבונות בשני צדדים (שני טורים) בכל חשבון על בסיס דיווח {{המ|מצטבר}} המתאים במקרים רבים לישויות חשבונאיות עם סיווג חשבונאי "גדול" כגון 'חברה'
===בסיס דיווח===
{{המ|בסיס דיווח}} פירושו רישום כל תנועה עסקית (הכנסה או הוצאה) לפי תזמון יחידני או על פי שניים או יותר תזמונים:
* בסיס דיווח מיידי ("בסיס מיידי"){{הערה|נקרא גם באופן מטעה "בסיס דיווח מזומן" או "בסיס מזומן" אם כי אין בכך כוונה ל"מזומן" במובן הנפוץ של המונח כמו עם מטבעות ושטרות}} מתאר שיטה לפיה רושמים תנועה עסקית מתי שבוצעה בפועל.
* בסיס דיווח מצטבר ("בסיס מצטבר") מתאר שיטה לפיה רושמים הכנסה או הוצאה לפי שניים או יותר מועדים שבסופם התנועה תושלם (יהיה "פדיון")
===חברה===
באופן כללי [[חברה (ישות משפטית)|חברה]] צריכה להכין ספר חשבונות בשיטה דו צידית ועל בסיס דיווח מצטבר.
===הערות לפרק===
* חד-צידי \ חד-טורי נקרא גם "יחידני" (המונח "הנהלת חשבונות יחידנית" מטעה כי ''ניהול ספר חשבונות'' זה רק חלק מ"הנהלת חשבונות")
* דו-צידי \ דו-טורי נקרא גם "כפול" (המונח "הנהלת חשבונות כפולה" מטעה כי ''ניהול ספר חשבונות'' זה רק חלק מ"הנהלת חשבונות")
==הנפקת מסמכי עסקה==
'''הנפקת מסמכי עסקה''' אני מגדיר כיישום ספציפי של ניהול ספרים במסגרתו מנפיקים העתקים של דפים מספרים חשבונאיים מסוימים כגון {{המ|ספר עסקאות}} וספר קבלות כך שלקוח יקבל עותק מקור{{הערה|או עותק "נאמן למקור"}} בעת מתאימה.
כל [[מסמך]] עסקה הוא דף מספר הכולל מידע חשבונאי אשר העתק שלו יש למסור ללקוח.
בין המסמכים שהעתק שלהם יימסר ללקוח:
* '''הצעת מחיר'''
* '''תיאור עסקה:''' מסמך המתאר פרטי עבודה שבוצעה בפועל לאחר שהוזמנה (אך טרם שולמה)
* '''קבלה על תקבול:''' כשמה כן היא, קבלה על תקבול (תשלום מצד לקוח) על עבודה שבוצעה עבור הלקוח בפועל; קבלה כזו יכולה להיות מסוג "קבלה רגילה" או "קבלה/חשבונית מס"
מסירת העתק מקור קבלה ללקוח משותפת לכל ה[[עסק|עסקים]] החלים עליהם חוקי חשבונאות, אך לא בהכרח משותפת להם מסירת העתק מקור כל מסמך אחר.
===הערות לפרק===
* המנפיק מסמך עסקה ישמור העתק של המסמך בספר חשבונאי רלוונטי לצורכי שקיפות ותיעוד למול רשות מס רלוונטית{{הערה|בעבר הכלל היה לרשום למשל כל קבלה על {{המ|נייר קופי}} כך שרישום על דף אחד היה גורם לשעתוק המידע לדף שני אם כי החל ממהפכת המחשוב נוהג זה דעך}}
==חשיבות האינטראקציה עם רואה חשבון==
רואה חשבון (באנגלית: Auditor) הוא הסמכות לנתח מידע חשבונאי ולהגיש דו"ח ביקורת המוגש לרשות מס רלוונטית.
עקרונית אסור לרואה חשבון לנהל חשבונות של ישות חשבונאית אותה הוא מבקר.
לעתים ישנה ביקורת ישירה על מנהל החשבונות מצד {{המ|מנהל כספים}} הבאה בין עבודת מנהל חשבונות לבין עבודת רואה החשבון (הכנת דו"ח הביקורת) ומטרתה להבטיח תהליך עבודה סדור יותר בין שלושת ישויות אלה.
==ספר חשבונות חד-צידי בבסיס מזומן לעוסק עצמאי יחיד==
להלן דוגמה ל'''ספר חשבונות חד-צידי בבסיס מזומן לעוסק עצמאי יחיד''' שניתן לנהל בתוכנת פיתוח טבלאות כמו LibreOffice Calc או Excel.
<br>
{| class="wikitable" dir="ltr" style="display:block; overflow-y:scroll; text-align: center;"
|- style="font-weight: bold;"
| Country || Date || Type || Party Name || Party Id || Receipt number || Quantity || Currency || Paid already || Payment method || Notes || Automatic summing
|-
| Israel || 01/01/2025 || Supplier <nowiki>||</nowiki><br> customer || X || 000-000-000 || 0005 || 1 hour || USD || 100 || Bank transfer || X || =SUM()
|-
|}
==הערות כלליות==
להלן '''הערות כלליות בעניין תוכנית לימוד הכרות עם הנהלת חשבונות'''.
===מינוח===
* המונחים מע"מ ו"מס תשומות" מתחלפים לעתים (תלוי בהקשר)
* "הכנסה חייבת" היא כל הכנסה מעסק בניכוי הוצאות מוכרות
* ככלל הנפקת מסמך {{המ|תיאור עסקה}} איננה נדרשת לעסקים אשר תשלום נגבה בהקשרם מיידית (כגון חנויות)
* המינוח "חובה וזכות" לא בהכרח מתאר רק "הוצאות והכנסות" אלא אולי יתאר גם "התחייבויות ורכוש" (לא בכל עסק יהיו התחייבויות ו\או רכוש)
* המונח "לדווח על הכנסות" כתיאור של "הנהלת חשבונות" שגוי כי באופן כללי (בהכללת עסקים קטנים עד גדולים) לדווח על הכנסות זה לא חלק עיקרי בהנהלת חשבונות {{חי}} החלק העיקרי הוא איסוף וניהול מידע חשבונאי ודיווחו רק בעת הצורך
===חוק===
יש להבחין בין חשבונאות בכלל והנהלת מידע חשבונאי ("הנהלת חשבונות") בפרט לבין דרישות החוק בהקשרן; בכלל, יש להבחין בין ההיבט הפרקטי, להיבט החשבונאי להיבט החוקי.{{ש}}
למשל, המושג "ספר הזמנות" נדרש לפי {{המ|הוראת מס הכנסה - ניהול פנקסי חשבונות}} (חוק ניהול ספרים שהוא חוק מס), אך אין בהכרח מונח חשבונאי תקין מקובל בין לאומית למונח "ספר חשבונות" הישראלי-עברי וייתכנו מונחים אחרים דומים אך שונים במקצת בהגדרתם בחוקי ארגוני תקינה או בספרי החוקים של מדינות שונות.
===ארגון מידע ודיווחו===
* לפי הבנתי, באופן כללי, אין בעיה שמסמך תיאור עסקה ומסמך קבלה יהיו זהים בכל למעט כותרת ותאריך
* לפי דעתי ניתן להמשיל את המונח "ניהול ספרים" למונח "ניהול חשבונות" כי הרי בסופו של דבר, ניהול ספרים חשבונאיים הוא הוא ניהול מידע חשבונאי {{חי}} ניהול חשבונות
* כל אדם בגיר בישראל חייב לדווח על {{המ|הכנסה עסקית}} אם כי למיטב ידיעתי אין הגדרה ברורה בחוק למושג זה; אני אישית מגדיר זאת כהכנסה עקבית שני פעמים או יותר בחודש לפחות חודשיים ברצף, או, ארבע פעמים או יותר בחודש לפחות ארבעה חודשים ברצף (הכפלה לצורך הבטחת עקביות)
===אוטומציה===
* דוגמה מיושנת ל[[אוטומציה]] בהנהלת חשבונות היא קופה רושמת, אשר רושמת תנועה עסקית בהקשר כסף נכנס וגם רושמת קבלה על תקבול, כאשר מרווח הזמן בין רישום תנועה עסקית לרישום קבלה הוא מינורי (לעתים בלתי תפיש) וכל הפעולות נעשות "במקום" או לחלופין "באופן מיידי"
* דוגמה חדשנית לאוטומציה בהנהלת חשבונות היא שימוש בתוכנת הנהלת חשבונות לפתיחה אוטומטית של {{המ|כרטיס לקוח}} פוטנציאלי לפי פרטים שלקוח פוטנציאלי מוסר בעת עסקה; לפי הפרטים שהוזנו בעת העסקה, כל מסמך שיונפק בהקשרו (תיאור עסקה, קבלה) כולל כל רישום עסקי בהקשרו (כגון בדף חשבון בספר חשבונות) יבוצע אוטומטית מבלי צורך להזין פרטים אלה; ככלל העתקים יישלחו ישירות ללקוח לאחר שהזין את כתובת האימייל שלו
[[קטגוריה:חשבונאות]]
[[קטגוריה:עשה זאת בעצמך]]
{{הבהרה משפטית}}