מבוא להנהלת חשבונות לעובד עצמאי יחיד

להלן מבוא להנהלת חשבונות לעובד עצמאי יחיד.

מבוא זה נכתב מבחינה בינלאומית ולא מבחינה לאומית של החוק במדינה ספציפית.

למי שטרם הכיר מספיק לעומק את המונחים להלן, זו נקודת התחלה.

• נישום: אדם המחוייב לשלם מס מצד ממשל.
• פקיד שומה: אדם הגובה מס מצד ממשל.
• הכנסה חייבת: חלק מהכנסה שהינו מס לממשל.
• הכנסת כסף מצד עסק: תקבול.
• הוצאת כסף מצד עסק: תשלום.
• יתרה: "סך הכל" (חיובי או שלילי).
• ישות חשבונאית
• הנהלת חשבונות

חובה אפשרית להנהלת חשבונות

לפחות תאורטית, ייתכן מצב בו במדינה מסוימת, עד רמת הכנסה מעבודה מסוימת, עובד עצמאי יחיד לא יצטרך ליצור ישות חשבונאית או לחלופין "לפתוח תיק" ברשות מס של מדינה רלוונטית ואז או שאין חובה להנהלת חשבונות כלל או שתידרש הנהלת חשבונות מינימלית הכוללת ספר קבלות ואולי גם דיווח עסקת אקראי לרשות מס הרלוונטית ישירות.
עם זאת, בכלל מדינות העולם כיום, מעל רמת הכנסה מעבודה מסוימת חובה ליצור ישות חשבונאית ולבצע הנהלת חשבונות הכוללת במינימום יצירה וניהול של ספר קבלות ושל ספר חשבונות ואם במדינה רלוונטית מונהג גם מס הכנסה, אז ככלל יידרש גם להגיש דו"ח מס הכנסה אחת לתקופה מסוימת.

יצירה וניהול של ספרים חשבונאיים

הנהלת חשבונות של ישות חשבונאית בדרך כלל כוללת יצירה וניהול של ספרים חשבונאיים כולל הנפקת העתקים רלוונטיים מהם ודיווח לגביהם לרשות מס רלוונטית.

מאז מהפכת המחשוב יצירה וניהול של ספרים חשבונאיים הפכה ממוחשבת במידה רבה כך שלא תמיד מדובר על ספרים מודפסים אך לפעמים הכי נוח וגם הכי חסכוני לתת קבלה הכתובה בכתב יד והדבר נהוג מאד בקרב עובדים עצמאיים הפוגשים לקוח פרונטלית (כלומר, לא דרך מחשב).

סוגי ספרים חשבונאיים עיקריים

ספר לקוחות

ספר לקוחות כולל פרטי לקוחות המאורגנים ב"דף לקוח" או "כרטיס לקוח" והוא נדרש לאוטומציה ממוחשבת של הנהלת חשבונות המאפשרת הנפקת דפים בכלל הספרים החשבונאיים האחרים באופן מהיר ואוטומטי על בסיס פרטי לקוח קיימים שנמסרו בעת עסקה ראשונה עם לקוח זה. דף בספר לקוחות מכונה לעתים "דף לקוח" או "כרטיס לקוח".

אין חובה ליצור ולנהל ספר לקוחות אך הוא עוזר ליצור ולנהל ספרים חשבונאיים אחרים.

ספר קבלות

ספר קבלות כולל דפי קבלה על תקבול.

דף בספר קבלות נקרא "קבלה" כאשר ייתכן והקבלות יהיו מסוג קבלה רגילה וייתכן ויהיו מסוג קבלה/חשבונית מס.

ספר חשבונות

ספר חשבונות הוא ספר מעקב אחר כל תנועה עסקית כמו לדוגמה כסף יוצא וכסף נכנס. מעקב כזה מאורגן בטבלאות.

שורה בטבלה בדף בספר חשבונות נקראת "חשבון".

הנפקת עותק של דף בספר חשבונאי מסוים ללקוח

בדרך כלל החוק דורש הנפקת עותק של דף בספר חשבונאי מסוים ללקוח והדוגמה העיקרית לכך היא הנפקת "קבלה רגילה" או "קבלה/חשבונית מס" ללקוח. אם לקוח סירב לקבל עותק כזה, ככלל יש לשמור אותו ולכתוב עליו "סירב לקבל".

העתק של דף בספר חשבונות אף פעם לא נמסר ללקוח אך ייתכן ויונפק לרשות מס רלוונטית.

טעויות רישום ואי רישום מכוון

טעויות ביצירה וניהול של ספרים חשבונאיים ככלל ניתן לתקן, אך אי רישום מכוון שלהם (העלמת תנועות עסקיות) ככלל פוסל כל ספר כזה ומצריך רישום מחדש (לפחות לתקופת מס אחת) וסביר להניח שגם עונשים כמוגדר בחוק המדינה הרלוונטית.

ספר חשבונות

להלן פירוט על ספר חשבונות בדגש על ישות חשבונאית של עובד עצמאי יחיד.

מטרת ספר חשבונות

במבט ראשוני ניתן לתהות ← אם יש לנו ספר קבלות אז למה בכלל צריך "ספר חשבונות" בנוסף לכך ולהלן הסבר לכך.

בספר חשבונות מינימלי רושמים תאריך תנועה חשבונאית, איכות וכמות הוצאה ו\או הכנסה וסיבה לכך. יש לכך מספר מטרות:

• הבטחת הדיוק של ספר קבלות.
• תיעוד החלפת תשלום כספי בתשלום סחורתי, באופן מלא או חלקי ובאופן מכוון או מקרי.
• תיעוד מצב בו לקוח קיבל מוצר אחד או שירות אחד אך פדה אותו בשניים או יותר תשלומים.
• תיעוד מצב בו לקוח קיבל שניים או יותר מוצרים ו\או שניים או יותר שירותים אך פדה אותם בתשלום אחד.

שיטות לניהול ספר חשבונות

שיטות לניהול ספר חשבונות לדוגמה:

• ניהול ספר חשבונות חד-צידי (חד-דפי): רישום חשבונות בדף אחד בכל עמוד ספר חשבונות. מתאים במקרים רבים לישויות חשבונאיות עם סיווג חשבונאי "קטן" כגון 'עוסק פטור' או 'עוסק מורשה'.
• ניהול ספר חשבונות דו-צידי (דו-דפי): רישום חשבונות בשני דפים בכל עמוד ספר חשבונות. מתאים במקרים רבים לישויות חשבונאיות עם סיווג חשבונאי "גדול" כגון 'חברה'.

בסיס דיווח בספר חשבונות

בסיס דיווח בספר חשבונות פירושו רישום כל תנועה עסקית בספר חשבונות לפי תזמון יחיד או לפי שניים או יותר תזמונים:

• בסיס דיווח מיידי ("בסיס מיידי") מתאר שיטה לפיה רושמים תנועה עסקית מתי שבוצעה בפועל.
• בסיס דיווח מצטבר ("בסיס מצטבר") מתאר שיטה לפיה רושמים תנועה עסקית לפי שניים או יותר מועדים שאחריהם התנועה הושלמה (בוצע פדיון).

ספר חשבונות חד-צידי בבסיס מזומן לעובד עצמאי יחיד

להלן דוגמה לספר חשבונות חד-צידי בבסיס מזומן לעובד עצמאי יחיד שניתן לנהל בתוכנת פיתוח טבלאות כמו Excel או LibreOffice Calc. שתי השורות הראשונות מסבירות מה הנושא של כל עמודה ואיך נכון להזין מידע בכל עמודה.

Country	Date	Entity Type	Entity Name	Entity ID	Receipt number	Quantity	Currency	Payment Amount	Payment Method	Notes	Automatic Summing
X	DD/MM/YYYY	Customer or Supplier	X	X	X	X	X	X	X	X	=SUM()
A	A	A	A	A	A	A	A	A	A	A	A

Notes

• First line: Topics
• Second line: Input examples

הערות כלליות

• אזרח מדינה A המתגורר במדינה B שאיננו בעל תושבות מס (tax residency) במדינה כל שהיא וגם איננו בעל ישות חשבונאית (accounting entity) במדינה כל שהיא אך הוא בפועל בעל הכנסות (למשל, נווד דיגיטציה) אולי ייחשב ל"נבצר זמנית" מפתיחת ישות חשבונאית ויידחק להתפרנס בלעדיה מתוקף צורכו לשרוד ← מצב כזה הוא סוג של נוודות מס ומן הסביר שגם במצב כזה יידרש לכל הפחות לניהול ספר קבלות ובכל מקרה מוטב יהיה שיינהל גם ספר חשבונות, כלומר יתנהל כמו כל בעל ישות חשבונאית קיימת (ובפרט "פתוחה" ולא "סגורה").

הערות שוליים

הבהרה: המידע באקו-ויקי נועד להעשרה בלבד ואין לראות בו ייעוץ משפטי.